Секретарь- помощник руководителя

• Прием и распределение звонков (мини-АТС)

• Контроль и обеспечение работоспособности оборудования (АТС, принтеры, плоттеры, дезинфекторы воздуха, оргтехника прочая)

• Работа с входящей-исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, своевременная переадресация, архивация в соответствие с регламентом)

• Составление и отправка/получение деловой корреспонденции почтой РФ.

• Оформление договоров с заказчиками, поставщиками, подрядчиками по шаблонам организации.

• Контроль наличия данных договоров и ведение реестра договоров.

• Организация офисных мероприятий

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода, офисная мебель, оборудование).

• Управление и контроль работы мастеров уборки бц компании (2 человека).

• Получение писем-заявок от заказичка, переадресаци, отслеживание сроков ответа, оформление ответов и своевременное направление заказчику.

• Оформление пропусков на объекты для физических лиц и на транспортные средства,

• Взаимодействие с СРО,

• Учет, контроль и оплата коммунальных услуг зданий бц компании.

• Размещение рекламы свободных помещений на авито.

• Взаимодействие с текущими и потенциальными арендаторами, согласно регламента компании

• Подготовка (сканирование/копирование/проверка комплектности) документов для регистрации иностранных граждан.

• Заказ рекламных материалов и печатей (визитки, брошюры, рекламная продукция, наклейки, брендирование канц. товаров, печати),

• Контроль работы системного администратора,

• Печать и брошюровка проектной документации,

• Помощь в сборе первичной документации, рассылки актов сверки,

• Организация ухода за растениями внутри бц и зелеными насаждения снаружи,

• Организация визитов руководства к нотариусу, заказчику, в прочии компании и учреждения.

• Заказ авиа и ж\д билетов, организация поездок руководителя.

• Встреча и размещение посетителей. Поручения руководителей.

• ⁠внимательность

• грамотная устная речь и письмо

• педантичность и организованность

• ⁠коммуникабельность

• умение планировать работу и добиваться результата

• способность самостоятельно определять иерархию задач

• навык работать в режиме многозадачности и разнозадачности

• ⁠знание word (форматирования, списки, оглавления, шаблоны документов, проверки документов)

• знание excel ( элементарные формулы, списки, фильтры, копировать и вставлять ссылки, писать правила для ячеек и тп)

• навык ⁠быстрого поиск и обработка информации

• знание английского языка на элементарном уровне или умение пользоваться переводчиками

• знание основ делопроизводства и обычаев делового оборота

• ⁠умение определять иерархию интересов и принимать решения в соответствии с ней

• смелость уточнять недопонятое сразу и до получения ясности

• проактивность

• опыт от 3 лет

• способность к долгосрочному сотрудничеству

• пятидневка с 9 до 18
• стильный офис в собственном бц компании
• оформление по ТК РФ
• коллектив единомышленников
• корпоративное обучение
• адекватный, вежливый руководитель

Преимуществом будет: опыт работы в строительных компаниях, умение работать в Битрикс24, положительные отзывы с предыдущего места работы.