Специалист планирования и контроля деловых поездок

Планирование командировок:

1. Осуществлять планирование и бюджетирование командировок сотрудников;

2. Контролировать соблюдение плана-графика командировок сотрудников;

3. Контролировать соблюдение согласованного бюджета на командировки;

4. Оказывать методологическую и консультативную помощь сотрудникам по процессу командирования.

Организация командировок и деловых поездок:

5. Консультировать сотрудников по работе с тревел-системой;

6. Проверять заявки на командировку на соответствие стоимости заказанных услуг установленным нормам работника, плановость командировки, корректность периода командировки, на соответствие плановым затратам периода и др. параметры командировки;

7. Авторизовать заявки на командировку и уведомлять службу кадрового делопроизводства по электронной почте о необходимости оформления кадрового приказа;

8. Направлять запросы на подтверждения финансирования командировки в службу экономики и финансов;

9. Оформлять запросы на перечисление суточных или информировать бухгалтерию о том, что денежные средства на оплату услуг необходимо перечислить на карту командируемого работника;

10. Проверять правильность оформления авансовых отчетов для руководящего состава Организации (ВЗУ);

11. Контролировать закрытие дебиторской задолженности по руководящему составу Организации (ВЗУ);

12. Осуществлять паспортно-визовую поддержку руководящего состава Организации, используя ресурсы контрагентов;

13. Проводить мероприятия по устранению дебиторской задолженности сотрудников.

Управление командировками и деловыми поездками:

14. Взаимодействовать с контрагентами в части: обмена первичной документацией, проведения сверки, а также выполнение мероприятий, направленных на устранение возникшей дебиторской/кредиторской задолженности по договорам;

15. Формировать заявки на платеж и освоение в 1С;

16. Контролировать лимиты по действующим договорам;

17. Организовывать процесс командирования сотрудников (от заявки до получения билета/ваучера), не имеющих рабочего места (водители, линейный персонал АЗС и пр.);

18. Оформлять командировки на групповые выезды: мероприятия, обучения, мотивационная программа;

19. Вести единый сводный реестра командировок;

20. Осуществлять загрузку данных по статьям расходов, проводить аналитику и формировать отчетность по фактическим расходам, анализировать отклонения фактических расходов от запланированных;

21. Формировать отчетность по командировочным расходам из учетных систем.