Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

- приём/фильтрация, переадресация входящих звонков;

-прием, учет, распределение входящей/исходящей корреспонденции (документации), отправка почты и занесение в реестр, проверка первичных документов, передача документов в бухгалтерию;

- своевременная передача документов, сообщений и информации руководству и сотрудникам, предоставление документов на подпись, доведение до работников распоряжений и поручений руководителя;

- подготовка документов на подпись генеральному директору (изучение, проверка корректности внесённых данных, проставление необходимых печатей);

- копирование, сканирование и рассылка по электронной почте входящей корреспонденции;

- составление и регистрация: накладных, сопроводительных писем, запросов, приказов, доверенностей;

- архивирование документов;

-контроль и предоставление ежегодной отчетности по атомной лицензии в МТУ по надзору за ЯРБ Ростехнадзора (по шаблону);

-продление удостоверений сотрудникам, прошедшим внутренние обучение по охране труда, электробезопасности;

-внесение сотрудников в нострой (сбор и подача документов) (по необходимости);

-запрос и сбор закрывающих бухгалтерских документов;

- заказ канцелярии и хоз. товаров, заказ воды и расходных материалов, обеспечение жизнедеятельности офиса;

-составление доверенностей, накладных, заявлений, писем;

- организация командировок: бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц для сотрудников;

- регистрация и отправление корреспонденции, фиксирование информации в почтовом реестре;

- актуализация списка сотрудников/телефонов, оформление внутренних пропусков для сотрудников;

-взаимодействие с управляющей компанией БЦ;

-взаимодействие с транспортными компаниями, курьерскими службами, курьерами;

-взаимодействие с СРО, с обучающими центрами, с Ростехнадзором, с центрами сертификации;

-работа с сайтами, с агрегаторами по отправке документации и грузов;

- мониторинг и согласование поставщиков (канцелярские и хозяйственные товары);

- взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра (согласование и подписание отчетных документов, решение хоз. вопросов по обеспечению жизнедеятельности офиса);

- проверка и пополнение баланса карт служб ППР и ЗСД для руководства компании;

- координация курьера, контроль за фиксированием поездок в журнале учёта;

- ежемесячный отчет по расходам на курьера и нужды офиса;

- обеспечение ремонта и обслуживания оргтехники;

- выполнение иных поручений руководства в рамках своей компетенции.

Требования: опыт работы в проектно-строительных организациях - неоспоримое преимущество.

• знание делопроизводства;
• ПК - опытный пользователь (MS Office);
• грамотная устная и письменная речь;
• коммуникабельность, ответственность, внимательность;
• опрятный внешний вид.

Условия:

• график: пн. – пт. – с 9.00 до 18.00, в пятницу рабочий день до 17.10;
• Оформление по ТК РФ;
• Своевременная заработная плата.

Благодарим Вас за интерес, проявленный к вакансии нашей компании. Стандартный срок рассмотрения резюме – 5-7 рабочих дней. Если Ваш опыт работы, профессиональные и финансовые пожелания соответствуют требованиям и возможностям компании, мы свяжемся с Вами по указанным контактам в течение указанного срока.